Etape 3. Le dossier de subvention.
L'écriture d'un dossier de subvention est un exercice d'écriture plus complexe qu'il n'y paraît.
Dans la conception d'un projet, nous sommes souvent amenés à faire des démarches financières en plus de nos actions. Ces démarches sont principalement faites en présentant un dossier de demande de subvention. Ce dernier doit présenter l'ensemble des renseignements nécessaires à la réalisation de l'action, dans notre cas, notre voyage d'étude à Nantes.
Dans un premier temps, nous nous sommes rapprochés de l'Université Bordeaux 3, qui propose une subvention FSDIE (Fond de Solidarité et Développement des Initiatives Étudiantes). Nous avons pris rendez-vous avec le responsable afin de lui présenter les prémices de notre projet, l'ébauche. En accord avec les critères d'éligibilités de la subvention, nous sommes parties pour une aventure pendant plusieurs semaines, comme un quête interminable, à la conquête du saint « projet de subvention ».
Comparaison volontaire avec cette idée de quête, car je vous l'assure, il n'est pas facile de proposer un écrit, cohérent, logique, réfléchi, qui retranscrit au mieux nos idées et surtout notre projet. Nous avons organisés de nombreuses réunions (pas toujours concluantes) pour présenter au fur et à mesure l'avancement du dossier.
Celui-ci doit comporter un certain nombre de closes qui renseignent sur tous les points du projet :
1 - Le porteur du Projet
Tous les renseignements sur vous.
2 - Le Projet
a) Intitulé du projet
Rien de plus que le nom que vous donnerez à votre projet. De notre côté il a fallut le modifier deux ou trois fois, car il ne reflétait pas exactement ce que nous allions faire sur Nantes. En dernier lieu, il s'est intitulé : La culture urbaine et contemporaine de Nantes et ses institutions
b) Typologie du projet
Dans quelle catégorie appartient notre projet vis-à-vis des critères d'éligibilités ?
c) Les partenaires internes et/ou externes (lister les différents partenaires de votre projet)
Jusque là rien de bien complexe dans la rédaction, néanmoins, pour lister les partenaires qu'ils soient internes ou externes demande avant tout d'avoir des partenaires. Nous avons eu le plaisir d'être soutenu financièrement par l'association PETRONILLE, dont la présidente se trouve être l'une de nos enseignantes qui nous a grandement accompagné au moment exact où nous en avions besoin. Nous avons aussi réalisés des partenariat avec l'association J'ai Pas Tout Compris, qui, à deux reprises a collaboré avec nous pour mettre en place des soirées de match d'improvisation. Enfin, grâce à notre chef de filière nous avons été soutenu en moyen matériel par notre IUT.
L'important est de présenter nos partenaires et d'expliquer que nous démarchons autrement que par le dossier de subvention.
d) Éventuellement, noms des enseignants ou des composantes de l’établissement soutenant ce projet (joindre les lettres de soutien)
Présenter une lettre de soutien de votre enseignant, de votre chef de filière, de département, de la directrice de l'IUT, quel meilleur moyen pour exprimer l'importance de notre projet ?
e) Descriptif détaillé : (motivations, objectifs, actions envisagées...)
Nous arrivons à la partie délicate, celle où il ne faut pas uniquement lister les choses, mais il faut les expliquer, les justifier, les réfléchir. Quel sens donne t-on à notre projet ? Quelles actions allons nous organiser en amont pour récolter des fonds ? Le principe du QQOQCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi) marche très bien à ce moment là.
Ce fut l'instant de la rédaction le plus complexe... nous avons listé l'ensemble des actions que nous avions et allions mener, en détaillant chacune d'entre elle, présentant ainsi l'engouement général de la classe, la motivation individuelle et collective. Il fallait se situer dans des notions spatiotemporelles. Ne pas présenter des actions et un projet déconnecté de la réalité. Il fallait donc pour chacun des actions, réalisation une organisation rigoureuse, réserver les lieux, faire la communication, se transmettre les informations, recadrer si besoin (oui ce n'est pas une partie de plaisir)...
f) Déroulement détaillé de l’action ou programme de la manifestation (si possible, joindre le programme détaillé)
Bienvenue dans le paragraphe où si tu ne connais pas la ville, tu passes beaucoup de temps sur internet à rechercher les lieux, au téléphone à demander des explications, les tarifs, tu compares tel lieu avec tel lieu... Heureusement, nous avions des nantais avec nous. Ils se sont donc chargés de se renseigner sur l'ensemble des lieux qu'ils trouvaient intéressant de visiter, prévoyant ainsi un programme.
g) Public ciblé par le projet
Pour qui faites vous ce projet, qui va en bénéficier à l'instant T et à posteriori ?
h) Les retombées du projet sur l’université
Et oui, c'est bien beau de faire une demande de subvention, mais on demande pas de l'argent sans contrepartie... Faire une demande de subvention FSDIE, il faut réfléchir aux retombées qu'aura votre projet sur l'université entière (IUT et Faculté). Les retombées sont nombreuses, mais souvent elles ne sont pas toutes pertinentes ou pas réalisable. Pour exemple, nous devions organiser une exposition photo de notre voyage, ouvert au public. Nous n'allons pas pouvoir réaliser cette retombée. POURQUOI ? Me direz-vous ? L'explication est simple, en effet, nous sommes étudiants en deuxième année et nous n'avons plus le temps, après notre voyage de réaliser cette exposition. Il y a donc eu une surévaluation de notre retombée, c'est pourquoi, nous avons adopté une autre stratégie qui est la retranscription sur papier. Un classeur détaillé, organisé qui retranscrit l'ensemble des étapes de conception d'un projet, une sorte de tutoriel.
Lors de la présentation devant le jury, nous avons fait de l'effet en présentant l'une de nos retombée comme étant une retombée qui se veut pérenne, au final, l'ensemble de nos retombées se situe dans le temps, la durée. En effet, la création d'une page facebook, d'un blog et le classeur, sont des traces écrites réelles et virtuelles qui ne touchent pas uniquement les étudiants d'ACM qui sont partis à Nantes, mais bien l'ensemble des individus qui s'intéressent à la conception de projet.
La dernière retombée, ne pouvait que plaire. C'est vrai que nous avons su nous mettre à nu lors de la présentation face au jury pour cette retombée. Nous étions quatre étudiants, chacun était venu avec le polo ou le sweat des Carrières Sociales. Notre discours a été le suivant : « Nous avons mis ces polo ou ce sweat pour vous dire qu'une fois sur Nantes, nous porterons aussi ces affaires afin de représenter notre établissement et notre formation. Et, autant que possible, nous les porterons aussi sur les photos qui serviront à l'exposition » Oui on ne savait pas encore que nous n'allions pas faire cette exposition.
Bref les retombées doivent concerner l'ensemble des étudiants, par uniquement une classe, pas uniquement une promotion, pas seulement les Carrières Sociales. Votre projet vous est personnel, mais les retombées elles sont multipersonnelles.
3 - Budget prévisionnel détaillé
Bien, maintenant vous avez tout écrit, au propre, sans fautes... Mais n'oublions pas la source principale de ce dossier, le budget. Equilibré, juste, complet, connecté à la réalité, le budget n'est pas juste un instant, il est continu, il se modifie continuellement, se rajuste, se ré-équilibre.
Nous avons passé de nombreuses heures sur ce budget afin qu'il soit correct, de plus, les informations arrivaient au compte goutte.. Sachant que vous devez présenter l'ensemble des dépenses (hébergement, alimentation, achats en amont, sur place, le prix des visites...) il faut que chacun soit mobilisé et vous donne les informations le plus rapidement possible, sans quoi votre budget n'avancera pas.
